【出金伝票の使い方3分講座】領収書がない支払いはどうする？

諦めるのはまだ早い。領収書が出ない支払いは「出金伝票」に自分で記録すれば、経費として成立させられます。100均で買える最強の経理道具、使い方を3分で説明します。

この先の申告作業は、私はスマホのタックスナップで10分で済ませています。判断材料は本音レビューにまとめました。

結論：自分で書いた記録も証拠になる

経費の証拠は領収書だけではありません。領収書が物理的に存在しない取引について、日付・支払先・金額・内容を自分で記録した出金伝票は、実務上の証拠として機能します。もちろん万能ではなく、乱用すれば説明力を失いますが、「ないから諦める」のはもったいない。

※ご祝儀・お香典・差し入れについては、以下の記事で紹介しています。

関連記事【領収書のない支出の扱い】ご祝儀・お香典・差し入れは経費になる？

出金伝票が活躍する場面

具体的には、こんな場面で出番が来ます。

• 自動販売機での飲み物（来客用など）
• 割り勘にした会食の自分負担分
• ご祝儀・お香典などの慶弔費
• バスなど領収書の出ない交通費
• レシートを紛失した時の再現記録（最終手段）

書き方——4項目だけ

書式は自由ですが、押さえる項目はこの4つだけです。

用紙は文房具店や100円ショップで売っている市販の出金伝票でOK。ノートに同じ項目を書いても実質は同じです。関連する証拠（招待状・利用履歴など）があれば一緒に保管すると説明力が上がります。

乱用は禁物——そして私の実態

出金伝票は「領収書がない時の救済」であって、「領収書を省略する道具」ではありません。伝票だらけの帳簿は逆に不自然です。ちなみに私自身は、出金伝票をまだ使ったことがありません（友人が使うのを見て存在を知りました）。支払いをカードに寄せた生活だと、そもそも出番が来ないのです。キャッシュレス化は、実は出金伝票いらずの経理でもあります。

※レシートと領収書については、以下の記事で紹介しています。

関連記事【保存ルールと私の押し入れ実録】レシートと領収書、どっちでもいい？

よくある質問

Q. 出金伝票は市販のものでないとダメ？

書式は自由です。日付・支払先・金額・内容の4つが書いてあれば、手書きのメモでも会計ソフトの入力でも構いません。

Q. 後からまとめて書いてもいい？

記憶が確かなうちに書くのが原則です。月末にまとめて書くくらいなら現実的ですが、年末に1年分を再現するのは避けてください。

Q. 出金伝票が多いと怪しまれる？

枚数そのものより内容の説明がつくかです。ただ毎月何枚も出るなら、そもそも記録の仕組みを見直したほうが早いです。

※クレカ明細については、以下の記事で紹介しています。

関連記事【税務のルールと実務の正解】クレカ明細は領収書の代わりになる？

まとめ

領収書がない支払いも、日付・支払先・金額・内容の4項目を書いた出金伝票で経費にできます。ただし乱用は説明力を失うのでNG、あくまで救済措置として使うものです。支払いをキャッシュレスに寄せれば出番自体が減っていき、実際私は出金伝票の使用歴ゼロのまま回せています。

経費の線引きが整った先にあるのは、来年の税金です。金額の見当をつけておくと慌てません。

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※私は税理士ではありません。制度の説明は国税庁など一次情報を確認していますが、個別のケースは税務署・税理士にご確認ください。